Wie man Slicer in Excel verwendet (und warum sie besser als Filter sind)

Standard-Excel-Filter haben ihren Platz für bestimmte Arbeitsabläufe, aber sie werden problematisch, wenn man Daten schnell erkunden möchte. Anstatt Kriterien in verschachtelten Menüs zu verstecken, kann man Slicer verwenden, um ein sofortiges, visuelles Bedienfeld zu erstellen.

Standard-Excel-Dropdown-Filter verlangsamen Sie

Die versteckten Kosten des Klickens

Wir haben es alle schon getan. Man klickt auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil oben in einer Spalte, deaktiviert „Alle auswählen“, scrollt durch eine lange Liste, um die wenigen Elemente zu finden, die einen tatsächlich interessieren, und klickt auf „OK“. Es funktioniert - aber es ist eine umständliche, menülastige Art, mit Daten zu interagieren. In dem Moment, in dem man wegklickt, verschwinden die Filtereinstellungen aus der Ansicht, sodass man raten muss, was aktuell angewendet wird, es sei denn, man öffnet das Menü erneut.

Das Problem wird schlimmer, wenn Sie beginnen, Filter über mehrere Spalten hinweg zu schichten. Filtern Sie nach Land, dann nach Abteilung, dann nach Produkt, und plötzlich ist Ihre Tabelle mit kleinen Trichtersymbolen übersät, die leicht fehlinterpretiert werden können.

Das soll nicht heißen, dass traditionelle Dropdown-Filter keinen Platz haben. Wenn Sie es mit einer Spalte mit Hunderten von eindeutigen Einträgen zu tun haben - wie bestimmte Teilenummern oder Personennamen - ist das integrierte Suchfeld oft der schnellste Weg, ein Stichwort einzugeben und genau das zu finden, was Sie brauchen. Traditionelle Filter sind dafür am besten für diese Art von detaillierter, textbasierter Suche geeignet.

Sie haben jedoch Schwierigkeiten, den Zustand zu kommunizieren. Ja, sie lassen Sie Ihre Daten eingrenzen, aber sie machen nicht auf den ersten Blick deutlich, was gerade aktiv ist. Wenn Sie häufig zwischen breiten, hochrangigen Kategorien wechseln, anstatt nach bestimmten Textzeichenketten zu suchen, macht das Verstecken dieser Optionen in einem Menü Ihre Tabellenkalkulationen viel schwerer lesbar, teilbar und überprüfbar—besonders wenn mehrere Personen an derselben Tabelle zusammenarbeiten.

Slicer verwandeln Ihre Tabelle in ein visuelles Dashboard

Bessere Sichtbarkeit für Ihre Daten

Slicer lösen die größte Schwäche von Standardfiltern, indem sie Ihre Optionen offenlegen. Anstatt Steuerelemente in Dropdown-Menüs zu verstecken, verwandeln Slicer Ihre Kategorien in große, anklickbare Schaltflächen, die direkt auf dem Arbeitsblatt sitzen.

Möchten Sie die US-Verkäufe ansehen? Sie klicken einfach darauf. Möchten Sie mehrere Abteilungen einbeziehen? Sie können mehrere Schaltflächen gleichzeitig auswählen, indem Sie beim Klicken Strg gedrückt halten, oder indem Sie oben im Bereich den Multi-Select-Schalter anklicken. Möchten Sie alles zurücksetzen? Ein Klick löscht die Auswahl des Slicers.

Dieses persistente Layout verwandelt Ihr Datenset in etwas, das eher einem interaktiven Dashboard als einem statischen Raster ähnelt. Ein weiterer Vorteil ist die Reaktionsfähigkeit. Sobald Sie eine Option anklicken, werden die Daten aktualisiert. Wenn eine Kategorie basierend auf Ihren aktuellen Auswahlen keine passenden Datensätze hat, wird ihr Button automatisch grau dargestellt. Dieser Rückkopplungsprozess macht es viel einfacher, sich mit visueller Datensegmentierung zu beschäftigen, ohne in Sackgassen zu geraten.

Sie können Slicer für normale Tabellen und PivotTables verwenden

Einrichten Ihres neuen Workflows

Eines der häufigsten Missverständnisse über Slicer ist, dass sie nur mit komplexen PivotTables funktionieren. Zum Glück ist das nicht mehr der Fall. Moderne Versionen von Excel unterstützen Slicer auch für normale Excel-Tabellen, was bedeutet, dass Sie sie in alltäglichen Tabellenkalkulationen verwenden können.

So fangen Sie an:

1. Klicken Sie irgendwo in Ihre Daten und drücken Sie Strg+T (oder klicken Sie auf Einfügen > Tabelle).
2. Bestätigen Sie Ihren Bereich und ob Ihre Daten Überschriften enthalten.
3. Öffnen Sie die Registerkarte Tabellendesign, und wählen Sie dann Einfügen Slicer.
4. Wählen Sie die Felder aus, die Sie filtern möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Excel erzeugt dann schwebende Panels, die Sie überall auf Ihrem Arbeitsblatt positionieren können. Diese Panels sind voll interaktiv: Sie können sie in der Größe ändern, umordnen und verwenden, um Ihren Datensatz zu filtern. Ich stelle sie gerne oben auf, damit sie sofort im Vordergrund stehen, sobald Sie das Arbeitsblatt öffnen.

Dasselbe Konzept gilt für PivotTables (über die PivotTable-Analyse-Registerkarte), wo es zu einem effektiven Werkzeug wird, um Daten dynamisch zusammenzufassen und zu aggregieren.

Einen einzelnen Filter mit mehreren Datensätzen verbinden

Ein Bedienfeld für mehrere Ansichten

Excel-Slicer fühlen sich erst dann wirklich professionell an, wenn Sie sie über mehrere PivotTables verbinden, die auf demselben Kerndatensatz basieren.

Um dies einzurichten:

1. Klicken Sie irgendwo innerhalb einer der PivotTables, und klicken Sie im Tab PivotTable-Analyse auf Datenschnitt einfügen.
2. Wählen Sie das Feld aus, das dieser Slicer steuern soll, und klicken Sie auf OK.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Slicer und dann auf Berichtsverbindungen.
4. Aktivieren Sie im Dialog die Kästchen für jede PivotTable, die dieser Filter steuern soll.

Dynamische Diagramme verwandeln Ihre Rohdaten in eine lebendige Präsentation

Ihre Änderungen in Echtzeit visualisieren

Die App-ähnliche Erfahrung, die Slicer bieten, wird noch deutlicher, wenn Sie Diagramme hinzufügen. Wenn Sie ein Diagramm oder PivotChart aus einer mit Slicern verbundenen Tabelle oder PivotTable erstellen, wird es automatisch aktualisiert, wenn die zugrunde liegenden Daten gefiltert werden.

In den meisten Fällen benötigen Sie keine zusätzliche Konfiguration über das Erstellen des Diagramms aus einer slicer-verbundenen Quelle hinaus. Wenn Sie eine Option in Ihrem Slicer auswählen, werden die zugrunde liegenden Daten gefiltert und Ihre verbundenen Diagramme werden sofort aktualisiert.

Indem man ein paar strategisch platzierte Diagramme mit Slicer-Blöcken kombiniert, kann man eine voll funktionsfähige, interaktive Präsentationsebene erstellen, die die Notwendigkeit für statische Folienpräsentationen vollständig ersetzt.

Ihre Tabellenkalkulationen werden sich endlich wie eine moderne Web-App anfühlen

Die sofortige Produktivitätsrendite

Slicer sind besonders hilfreich, wenn Sie Ihre Arbeitsmappen mit anderen Personen teilen. Nicht jeder fühlt sich wohl dabei, die traditionelle Dropdown-Ansicht von Excel zu navigieren, und diese visuellen Schaltflächen beseitigen diese Lernkurve vollständig. Anstatt sich durch Menüs zu wühlen, interagieren Benutzer mit klaren Bildschirmsteuerungen, wodurch Tabellenkalkulationen sich eher wie einfache App-ähnliche Schnittstellen anfühlen.

Sie verbessern auch die Klarheit während der Exploration. Da alle Optionen auf einmal sichtbar sind, kann jeder, der die Datei öffnet, sofort die Dimensionen des Datensatzes sehen. Da nicht verfügbare Optionen basierend auf den Auswahlen ausgegraut sind, ist es einfach zu erkennen, wie Datenpunkte interagieren, ohne ständiges Ausprobieren. Dies macht Slicer zu einer großartigen Ergänzung für Dashboards, Berichtsdateien und jede Tabellenkalkulation, die Ihr Team über die Zeit wiederverwendet.

Ein einfaches Upgrade mit großem Gewinn

Slicer bringen Ihre Datenlogik direkt auf das Arbeitsblatt, wo Sie sie auf einen Blick sehen und steuern können. Sobald Sie anfangen, sie zu verwenden, fühlt sich das Navigieren durch Ihre Daten nicht mehr wie eine lästige Aufgabe an, sondern wie die Interaktion mit einem klaren, interaktiven Dashboard. Wenn Sie bereit sind, die Präsentation zu verfeinern, können Sie die Slicer-Styles an das Design Ihres Berichts anpassen und ein wunderschön poliertes Ergebnis erstellen.