Wie man benutzerdefinierte Listen in Microsoft Excel erstellt und verwendet

Wir alle kennen Excels Ausfüllkästchen: Geben Sie „Montag“ ein, ziehen Sie die Ecke, und der Rest der Woche erscheint. Aber es gibt ein verstecktes Juwel, das viele übersehen: Benutzerdefinierte Listen. Zeigen Sie Excel einmal ein Muster, und es kann den Rest Ihres Datensatzes in Sekunden ausfüllen.

Es ist die ultimative Abkürzung für faule Profis. So benutzt man sie.

Die verborgene Engine hinter dem Ausfüllkästchen

Benutzerdefinierte Listen sind das „Gehirn“ Ihrer Tabelle

Wenn Sie das Ausfüllkästchen verwenden - das kleine grüne Quadrat in der Ecke einer Zelle - bezieht Excel sich auf seine vier Standard-Listen: die Wochentage und die Monate des Jahres (sowohl in kurzer als auch in langer Form).

Eine benutzerdefinierte Liste hingegen ist eine vom Benutzer definierte Reihenfolge, die Excel sagt: „Wenn ich ‚Nord‘ eingebe, sind die nächsten Elemente ‚Süd‘, ‚Ost‘ und ‚West‘.“ Sobald sie gespeichert ist, wird die Liste Teil der Excel-Einstellungen auf Ihrem Computer. Wichtig ist, dass die Liste selbst auf Ihrem PC gespeichert ist, die Ergebnisse jedoch beständig sind: Wenn Sie eine Tabelle mit einer benutzerdefinierten Liste sortieren und die Arbeitsmappe weitergeben, bleibt die Reihenfolge gleich, selbst wenn Ihr Kollege diese Liste nicht gespeichert hat.

Wo man benutzerdefinierte Listen in Excel findet

Es ist nicht auf dem Menüband

Wenn Sie die Funktion für benutzerdefinierte Listen noch nie gesehen haben, sind Sie nicht allein. Microsoft hat sie tief in den erweiterten Optionen von Excel versteckt, wahrscheinlich um zu verhindern, dass zufällige Benutzer versehentlich die globale Logik beeinflussen, wie Excel Daten behandelt. Aber sobald Sie wissen, wo Sie sie finden (und wie man sie benutzt), wird es wahrscheinlich etwas sein, zu dem Sie oft zurückkehren werden.

Um benutzerdefinierte Listen zu finden:

1. Öffnen Sie Excel und klicken Sie auf die Datei-Registerkarte.
2. Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Optionen.
3. Öffnen Sie im Fenster 'Excel-Optionen' die Registerkarte Erweitert.
4. Scrollen Sie fast bis zum Ende zum Abschnitt Allgemein und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Listen bearbeiten.

Erstellen Sie Ihre erste benutzerdefinierte Liste in Excel

Definieren Sie Ihre Datensätze

Im Dialogfeld 'Benutzerdefinierte Listen' sehen Sie die vier Standardlisten, die ich zuvor erwähnt habe. Um eigene hinzuzufügen, müssen Sie nur die Reihenfolge angeben. Es ist wirklich nützlich für kurze Listen, die Sie täglich verwenden, wie Projektstatus oder Kleidergrößen.

1. Wählen Sie NEUE LISTE im Feld auf der linken Seite aus.
2. Klicken Sie in das Feld auf der rechten Seite und geben Sie Ihre Einträge in der gewünschten Reihenfolge ein (zum Beispiel Klein, Mittel, Groß), wobei Sie nach jedem Eintrag die Enter-Taste drücken.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Hinzufügen, und Ihre neue Liste wird links als benutzerdefinierte Liste angezeigt.
4. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Wenn Sie nun Small in eine Zelle eingeben und den Ausfüllgriff nach unten ziehen, wird Excel durch Ihre Größenliste wechseln, anstatt das Wort „Small“ einfach zu wiederholen, wie es der Fall gewesen wäre, wenn Sie keine benutzerdefinierte Liste erstellt hätten.

Eine Liste aus einer Excel-Tabelle importieren

Verwandeln Sie vorhandene Daten in ein dauerhaftes Werkzeug

Es ist einfach, drei Größen einzugeben, um eine kurze benutzerdefinierte Liste in Excel zu erstellen, aber was ist, wenn Sie eine Liste von 50 Namen oder 30 Fußballmannschaften haben? Glücklicherweise kann Excel auch damit umgehen. Wenn Sie die Liste bereits in einer Tabelle haben, können Sie diese Daten in Sekunden importieren.

1. Importieren oder geben Sie Ihre Masterliste in eine einzelne Spalte eines Excel-Blatts ein und stellen Sie sicher, dass die Elemente in Ihrer bevorzugten Reihenfolge angeordnet sind.
2. Gehe zurück zu Datei > Optionen > Erweitert > Benutzerdefinierte Listen bearbeiten.
3. Wählen Sie NEUE LISTE aus, und klicken Sie dann auf das Symbol Dialog einklappen (der Aufwärtspfeil).
4. Wählen Sie Ihre Liste auf dem Blatt aus.
5. Klicken Sie schließlich auf das Dialog erweitern-Symbol (den Abwärtspfeil), um den vollständigen Dialog wiederherzustellen, und klicken Sie dann auf Importieren.

Excel merkt sich jetzt diese Liste zur Verwendung in der aktuellen und allen zukünftigen Arbeitsmappen.

Sie können jetzt die ursprünglichen Daten aus Ihrem Blatt löschen, da die Sequenz nun Teil Ihrer lokalen Excel-Einstellungen ist.

Excel-Daten mit benutzerdefinierten Listen sortieren

Logisch fehlerhafte Datenansichten reparieren

Die am meisten übersehene, aber dennoch leistungsstarke Nutzung dieses Features ist nicht nur das Ausfüllen von Zellen - es ist das Sortieren. Standardmäßig versteht Excel nur alphabetische oder numerische Reihenfolgen, was bei Prioritäten wie „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“ ein Problem darstellt. Alphabetisch kommt „Niedrig“ vor „Mittel“, sodass bei einer Sortierung einer Tabelle nach Wichtigkeit eine normale A-bis-Z-Sortierung zwar die „Hoch“-Elemente an den Anfang stellt, die mittleren und unteren Teile der Liste jedoch in eine logisch nutzlose Reihenfolge durcheinanderbringt.

Verwenden Sie stattdessen eine benutzerdefinierte Liste, um Excel dazu zu bringen, Ihre spezifische Hierarchie zu respektieren:

1. Wählen Sie die Tabelle aus, die Sie sortieren möchten.
2. Gehe zum Daten-Tab und klicke auf Sortieren.
3. Wählen Sie im Sortierdialog die entsprechende Spalte im Feld Sortieren nach aus.
4. Wählen Sie im Feld Reihenfolge Benutzerdefinierte Liste.
5. Wählen Sie Ihre benutzerdefinierte Liste aus und klicken Sie auf OK.
6. Excel ordnet Ihre Zeilen entsprechend der von Ihnen definierten Hierarchie neu, sodass "Mittlere" Aufgaben zwischen "Hohe" und "Niedrige" erscheinen.

Praktische Anwendungsfälle für benutzerdefinierte Listen in Excel

Von Abteilungs-Hierarchien bis zu Projektmeilensteinen

Sobald Sie beginnen, benutzerdefinierte Listen zu verwenden, werden Sie feststellen, dass sie für fast jede wiederkehrende Abfolge in Ihrem Arbeitsablauf funktionieren. Hier sind einige häufige Abfolgen, die Sie erstellen könnten:

• Das Alphabet: A, B, C, D... (eines von Excels größten fehlenden Features!)
• Projektphasen: Ausstehend, In Arbeit, Abgeschlossen
• Lagermengen: XS, S, M, L, XL
• Himmelsrichtungen: N, NO, O, SO, S, SW, W, NW
• Akademische Noten: A, B, C, D, F

Wenn Sie jetzt ein paar Minuten damit verbringen, diese Listen einzurichten, können Sie später Stunden an wiederholtem Tippen sparen.

Mit Ihren spezifischen Datensätzen, die nun auf das Ausfüllkästchen abgebildet sind, haben Sie erfolgreich die Arbeitsbelastung der Dateneingabe automatisiert. Und Excels benutzerdefinierte Listen sind nicht das einzige Werkzeug, das hinter seinem dichten Meer an Registerkarten und Menüs verborgen ist. Zum Beispiel ist Speak Cells eine großartige Möglichkeit, Ihre Daten auditiv zu überprüfen, das Hinzufügen benutzerdefinierter Registerkarten im Menüband ist ideal, um Ihre am häufigsten verwendeten Werkzeuge zu organisieren, und das geheime Kamera-Feature ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um ein Dashboard Ihrer wichtigsten Datensätze zu erstellen. Sobald Sie anfangen zu graben, gibt es viele versteckte Schätze in Excel!