6 zeitsparende Excel-Benutzeroberflächen-Tipps, die ich gerne früher gekannt hätte
Ich bin besessen von Effizienz im Arbeitsablauf, habe aber jahrelang Excels beste UI-Tools übersehen. Diese sechs Funktionen sind die Spielveränderer, die ich mir gewünscht hätte, viel früher entdeckt zu haben, um das ständige Klicken und Wechseln zwischen Tabs zu stoppen.
Symbolleiste für den Schnellzugriff: Die Shortcut-Alternative für Power-User
Wenn Sie feststellen, dass Sie ständig zwischen den Excel-Registerkarten wechseln, verlieren Sie wertvolle Zeit mit dem Springen im Menüband. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff (QAT) löst dieses Problem, indem sie einen festen Platz für Ihre am häufigsten verwendeten Werkzeuge bietet.
Wenn Sie in der oberen linken Ecke des Fensters nur das Excel-Logo und den Namen Ihrer Arbeitsmappe sehen, ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht aktiviert. Um dies zu beheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf das Menüband und wählen Sie "Symbolleiste für den Schnellzugriff anzeigen".
Die QAT erscheint dann neben dem Excel-Logo mit einigen standardmäßig angezeigten Schaltflächen, wie z. B. AutoSpeichern.
Klicken Sie auf den Abwärtspfeil auf der rechten Seite der Schnellzugriffsleiste (QAT) und wählen Sie „Unter dem Menüband anzeigen“, um die Symbole näher an Ihr Datenraster zu verschieben.
Das Erstellen Ihres eigenen QAT-Werkzeugkastens ist einfach. Suchen Sie einen häufig verwendeten Befehl, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“.
Wenn auf das Tool nicht über das Menüband zugegriffen wird (zum Beispiel das Kamera-Tool), klicken Sie auf den Pfeil nach unten in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, wählen Sie „Weitere Befehle“ und suchen Sie es im Fenster Excel-Optionen.
Alt-Sequenzen: Beherrsche das gesamte Menüband
Dies ist der ultimative Trick zur Zeitersparnis für alle, die ihre Abhängigkeit von der Maus in Excel verringern möchten. Durch die Verwendung von Alt-Sequenzen können Sie jeden Befehl im Menüband oder in der Schnellzugriffsleiste in Rekordzeit ausführen, Ihren Arbeitsfluss aufrechterhalten und die Hände auf der Tastatur lassen.
Wenn Sie die Alt-Taste drücken, erscheinen kleine Buchstaben und Zahlen über jedem interaktiven Element in der Excel-Benutzeroberfläche.
Die Symbole, die Sie in der obigen Anleitung zur QAT hinzugefügt haben, werden entsprechend der Reihenfolge, in der sie angezeigt werden, nummeriert. Um sie neu anzuordnen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten in der QAT, wählen Sie „Weitere Befehle“ und verwenden Sie die Auf- und Abwärtspfeile, um Ihre wichtigsten Werkzeuge auf die Positionen eins bis neun zu verschieben.
Über die QAT hinaus können Sie auf jede Multifunktionsleiste zugreifen, indem Sie Alt drücken und dann den zugewiesenen Buchstaben. Hier sind einige meiner am häufigsten verwendeten Alt-Sequenzen:
- Alt > F > T: Öffnen Sie das Excel-Optionen-Fenster.
- Alt > N > V > T: Fügen Sie eine PivotTable unter Verwendung der Daten aus der ausgewählten Excel-Tabelle ein.
- Alt > A > P > T: Öffnen Sie das Power Query-Fenster mit Daten aus der ausgewählten Excel-Tabelle.
Kontextmenü mit der rechten Maustaste: Mehr als nur Kopieren und Einfügen
Die meisten Menschen machen in der Regel einen Rechtsklick, um zu kopieren, einzufügen oder zu löschen, aber das Kontextmenü ist eigentlich eine dynamische Shortcut-Engine. Es spart enorm viel Zeit, da es schnellen Zugriff auf Befehle bietet, die sonst mehrere Ebenen tief im Menüband verborgen wären. Außerdem erkennt Excel aufgrund des Kontextes intelligent, welche Werkzeuge Sie benötigen, basierend auf dem, was Sie ausgewählt haben.
Hier sind einige der nützlichsten Optionen im Rechtsklick-Menü.
Wo man mit der rechten Maustaste klicken sollte | Werkzeug im Rechtsklick-Menü | Was es tut |
|---|---|---|
Beliebige Datenzelle | Filter > Nach Wert der ausgewählten Zelle filtern |
Filtert sofort den gesamten Datensatz, um nur die Zeilen anzuzeigen, die dem Wert in der Zelle entsprechen, auf die Sie geklickt haben. |
Eine leere Zelle am unteren Ende einer Liste | Aus Dropdown-Liste auswählen | Öffnet eine temporäre Liste aller bereits in dieser Spalte eingegebenen Texteinträge, sodass Sie auf einen Eintrag klicken können, um Daten einzugeben, anstatt sie erneut einzugeben. |
Ein PivotTable-Wert | Werte zusammenfassen nach/Werte anzeigen als | Schaltet schnell Ihre Daten zwischen Summe, Anzahl oder Durchschnitt um oder zeigt Zahlen als Prozentsatz des Gesamtergebnisses an. |
Eine Spalten- oder Zeilenüberschrift | Spaltenbreite oder Zeilenhöhe | Damit können Sie die Spalten- oder Zeilenabmessungen eingeben, sodass Sie sie nicht manuell anpassen müssen. |
Rechtsklick-Navigation: Der Arbeitsblatt-Teleporter
Durch Dutzende von horizontalen Registerkarten am unteren Rand des Excel-Fensters zu scrollen, ist einer der größten Produktivitätskiller des Programms.
Wenn Sie jedoch mit der rechten Maustaste auf die Navigationspfeile klicken, sehen Sie eine vertikale Liste aller Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe. Wählen Sie einfach das gewünschte Blatt aus und klicken Sie dann auf „OK“, um sofort dorthin zu springen.
Öffnen Sie das Menü und geben Sie die ersten Buchstaben des Namens des Arbeitsblatts ein, um sofort dorthin zu springen. Dies ist einer der vielen Gründe, warum Sie Ihre Excel-Arbeitsblätter immer umbenennen sollten.
Gehe zu Spezial: Der ultimative Datenreiniger
Das manuelle Auffinden bestimmter Zelltypen - wie leere Zeilen, ausgeblendete Formeln oder fest codierte Werte - ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Hier kommt das 'Gehe zu Spezial'-Tool zur Rettung. Es ist ein Hochgeschwindigkeits-Scan-Tool, das jede Zelle, die Ihren Kriterien entspricht, auf einen Schlag findet und auswählt, wodurch Ihr Arbeitsablauf erheblich gesteigert wird, wenn Sie unordentliche Daten bereinigen oder komplexe Modelle auf Fehler überprüfen.
Um darauf zuzugreifen, drücken Sie Strg+G (oder F5), dann Alt+S oder klicken Sie auf „Spezial“. Sobald das Dialogfeld geöffnet ist, können Sie bestimmte Datenkategorien zum Hervorheben auswählen.
Einige meiner am häufigsten genutzten Optionen sind:
- Leere Zellen: Wählen Sie einen Bereich aus und aktivieren Sie „Leere Zellen“, um jede leere Zelle auszuwählen. Geben Sie dann bei weiterhin ausgewählten leeren Zellen einen Platzhalterwert ein, wie 0 oder TBC, und drücken Sie Strg+Enter, um alle Lücken gleichzeitig zu füllen.
- Konstanten: Dies ist der schnellste Weg, eine Tabelle auf Fehler zu überprüfen. Es findet jede Zelle, die einen manuell eingegebenen Wert anstelle einer Formel enthält, damit Sie sicherstellen können, dass niemand eine Antwort fest codiert hat, wo eigentlich eine Berechnung stehen sollte.
- Bedingte Formatierungen: Dadurch wird es viel einfacher, bedingte Formatierungsregeln zu verwalten oder zu löschen, die Ihre Arbeitsmappe verlangsamen.
Suchfeld: Navigation im überwältigenden Menüband
Im Laufe der Jahre ist das Excel-Menüband unglaublich überladen und verwirrend geworden, mit Hunderten von Werkzeugen, die in verschachtelten Menüs verborgen sind. Das Suchfeld (früher „Sagen Sie mir“) umgeht dieses Durcheinander vollständig.
Abonnieren Sie unseren Newsletter für cleverere Excel-Tricks
Abonnieren Sie unseren Newsletter für cleverere Excel-Tricks
Durch das Abonnieren erklären Sie sich damit einverstanden, Newsletter und Marketing-E-Mails zu erhalten, und akzeptieren die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinie von Valnet. Sie können sich jederzeit abmelden.
Um darauf zuzugreifen, drücken Sie Alt+Q oder klicken Sie auf die „Suchen“-Leiste oben im Excel-Fenster. Sie können es wie eine Befehlspalette verwenden - geben Sie die ersten Buchstaben der Funktion, die Sie suchen, in das Feld ein, und Excel zeigt Ihnen funktionale Schaltflächen, die Sie direkt zum Werkzeug führen.
Dieses Tool ist besonders nützlich, weil es funktioniert, selbst wenn Sie den genauen Namen des Tools nicht kennen. Zum Beispiel werden beim Eingeben von line sowohl Formen als auch Sparklines angezeigt.
Es merkt sich sogar Ihre zuletzt verwendeten Aktionen, wodurch es der schnellste Weg ist, versteckte Funktionen auszulösen, die keine eigene Tastenkombination haben.
Ich habe festgestellt, dass wahre Effizienz in Excel nicht darin besteht, jede Formel auswendig zu lernen - es geht darum, Reibungsverluste in meinem täglichen Workflow zu reduzieren. Diese sechs Tools haben mir unzählige Stunden Frust erspart, und ich bin sicher, dass sie dasselbe für dich tun werden. Sobald du diese Hochgeschwindigkeitsnavigation gemeistert hast, nimm dir etwas Zeit, um einige grundlegende Excel-Formatierungstipps zu lernen, damit deine Daten immer top aussehen.