Warum Sie in Microsoft Word immer nicht druckbare Zeichen verwenden sollten

Eines der Hauptprobleme, mit denen Menschen bei der Verwendung von Microsoft Word konfrontiert werden, ist, wie das Programm mit der Formatierung umgeht. Manchmal scheint es, als hätte das Programm einen eigenen Willen! Viele dieser Frustrationen können jedoch gelöst werden, indem nicht druckbare Zeichen angezeigt werden.

Was ist ein nicht druckbares Zeichen?

Ein nicht druckbares Zeichen ist ein Formatierungszeichen, das bestimmt, wie Ihr Dokument angeordnet ist. Wie der Name schon sagt, existieren nicht druckbare Zeichen nur, um Ihre Bildschirmformatierung zu unterstützen, und erscheinen nicht in ausgedruckten Versionen Ihrer Arbeit.

Hier sind einige der häufigsten nicht druckbaren Zeichen:

Es gibt auch einige Sonderzeichen, die in Tabellen erscheinen, um das Ende einer Zeile oder eines Inhalts in einer Zelle anzuzeigen.

Standardmäßig zeigt Word diese Zeichen nur an, wenn Sie auf der Registerkarte ‚Start‘ im Menüband auf das Symbol ‚Einblenden/Ausblenden‘ (¶) klicken oder Strg+Shift+8 drücken. Klicken Sie erneut auf dasselbe Symbol (oder verwenden Sie dieselbe Tastenkombination), um sie wieder auszublenden.

Alternativ, um bestimmte nicht druckbare Zeichen dauerhaft anzuzeigen, klicken Sie auf Datei > Optionen oder drücken Sie Alt > F > T, um das Fenster Word-Optionen zu öffnen. Klicken Sie dann im linken Menü auf „Anzeige“ und aktivieren oder deaktivieren Sie die Formatierungszeichen in der Liste. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK.“

Ich ziehe es vor, dass alle diese deaktiviert sind, damit ich die Option habe, sie über das ¶-Symbol auf der Registerkarte Start ein- und auszuschalten. Schließlich können sie manchmal im Weg sein!

Frustrierende Formatierungsprobleme identifizieren

Da nicht druckbare Zeichen Elemente in Ihrem Word-Dokument anzeigen, die normalerweise verborgen sind, wie Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Absatzumbrüche und Tabulatoren, ermöglichen sie Ihnen, seine Grundstruktur zu sehen.

Infolgedessen können Sie Teile Ihrer Arbeit identifizieren, bei denen Abstände, Ausrichtung, Seitenumbrüche und andere Elemente Probleme verursachen, die ohne die sichtbaren nicht druckbaren Zeichen unmöglich zu erkennen wären (und daher große Frustration verursachen).

Zum Beispiel sind die Wörter in der ersten Zeile dieses Dokuments durch ungewöhnlich große Abstände getrennt.

Wenn ich nicht druckbare Zeichen aktiviere, kann ich sehen, dass dieses Format durch einen Zeilenumbruch nach dem Punkt verursacht wird, und da der Text ausgerichtet ist, zwingt es die Wörter auf dieser Zeile, die volle Breite der Seite zu füllen.

Also kann ich diesen Zeilenumbruch entfernen und durch ein Leerzeichen oder einen Absatz ersetzen, um dieses Problem zu beheben.

Anstatt Zeit damit zu verschwenden, die Ursachen von Formatierungsproblemen mit bloßem Auge zu diagnostizieren, können Sie Probleme auf einen Blick erkennen, indem Sie nicht druckbare Zeichen mit einem einzigen Klick aktivieren.

Optimierung der Zusammenarbeit

Wenn Sie Ihr eigenes Dokument von Grund auf erstellt haben, wobei jedes Wort, jeder Zeilenumbruch, jedes Leerzeichen und jeder Absatz von Ihnen hinzugefügt wurde, ist es wahrscheinlicher, dass Sie verstehen, wie die Arbeit zusammengesetzt wurde.

Wenn Sie jedoch in Echtzeit mit anderen an einem Dokument zusammenarbeiten oder ein Dokument ergänzen, das Ihnen zugesandt wurde, ist es gut, sich daran zu gewöhnen, nicht druckbare Zeichen zu aktivieren. Dadurch können Sie sicherstellen, dass jeder den Stilrichtlinien folgt oder zumindest die gleichen Formatierungs"regeln" verwendet.

Zum Beispiel: Drücken sie am Ende jedes Absatzes zweimal die Eingabetaste, oder ist das Dokument so eingerichtet, dass automatisch ein bestimmter Abstand nach jedem Absatz eingefügt wird? Verwenden die Leute geschützte Leerzeichen zwischen den Zahlen und Wörtern in einem Datum (um zu verhindern, dass es auf zwei Zeilen aufgeteilt wird), oder verwenden sie normale Leerzeichen?

Das Aktivieren von nicht druckenden Zeichen in Zusammenarbeitssituationen (und andere dazu zu ermutigen, dasselbe zu tun!) kann helfen, Unterschiede in den Vorgehensweisen zu vermeiden, was bedeutet, dass Sie (und andere) später nicht zurückgehen und ihre Arbeit bearbeiten müssen.

Formatierungskonsistenz sicherstellen

Bleiben wir beim Thema Konsistenz, betrachten wir dieses Beispiel, bei dem die erste Zeile jedes Absatzes eingerückt ist.

Obwohl die beiden Absätze einheitlich aussehen, unterscheiden sich die Methoden zum Erreichen dieser Einrückungen. Im ersten Absatz wurde eine Gruppe von Leerzeichen hinzugefügt, während im zweiten die Tabulatortaste gedrückt wurde. Dies ist nur sichtbar, wenn nicht druckbare Zeichen eingeschaltet sind.

Warum ist das wichtig? Nun, wenn ich die Schriftgröße des Dokuments erhöhe, bleibt der durch Tabulator erstellte Einzug unverändert, während der durch Leerzeichen erstellte Einzug sich ändert, da sich die Größe der Leerzeichen mit der Schriftgröße verändert. Das bedeutet, dass ich uneinheitliche Einrückungen haben werde.

Also bedeutet das Aktivieren nicht druckender Zeichen, dass ich Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und - was wichtig ist - beheben kann.

Präzise Bearbeitungen vornehmen

Also, Sie haben Ihre fünfzigseitige Dissertation fertig geschrieben und sind bereit, sie bei Ihrem Betreuer einzureichen. Selbst wenn Ihr Dokument ordnungsgemäß funktioniert und angezeigt wird, wie Sie es erwarten, ist es gut, sicherzustellen, dass Ihr Dokument sauber und professionell präsentiert und formatiert ist.

In diesem Beispiel gibt es zwei unnötige Leerzeichen am Ende der ersten Überschrift, die nur leicht zu erkennen sind, wenn die nicht druckbaren Zeichen eingeschaltet sind.

Hier führen die zusätzlichen Absatzmarkierungen am Ende des Dokuments dazu, dass sie auf die nächste Seite überlaufen, was zu einer nutzlosen leeren Seite führt, die nur dazu dient, das Druckverhalten des Dokuments zu beeinflussen. Außerdem wird, wenn ich das Dokument als PDF speichere, diese leere Seite an das Ende meiner Datei angehängt.

Weil ich diese zusätzlichen Zeichen entdeckt habe, kann ich sie aus meinem Dokument entfernen und somit die Notwendigkeit vermeiden, dass mein Drucker eine leere Seite druckt.

Außerdem kann das Bearbeiten Ihres Dokuments mit aktivierten nicht druckbaren Zeichen Ihnen helfen, einige zusätzliche Zeichen zurückzugewinnen, wenn Sie gezwungen sind, eine Begrenzung einzuhalten, da Leerzeichen und Tabs zur Gesamtzahl der Zeichen zählen.

Neben dem Einschalten nicht druckbarer Leerzeichen gibt es viele andere Möglichkeiten, die Formatierung in Microsoft Word zu verbessern, wie zum Beispiel die Verwendung von mehrstufigen Listen, das Hinzufügen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses und das Einfügen von Abstand nach Ihren Absätzen.