Ich bin von Notion zu AFFiNE gewechselt, so läuft es bisher

Ich benutze Notion nun seit weit über einem halben Jahrzehnt, und alles, was ich in dieser Zeit festgestellt habe, ist, dass Notion für mich nicht so gut funktioniert wie Excel. Trotzdem brauchte ich immer noch eine Notiz-App, in der ich meine Ideen ablegen, Daten strukturieren und eine persönliche Wissensdatenbank haben konnte.

Es gibt jede Menge selbstgehostete Notion-Alternativen, die du ausprobieren kannst, darunter AFFiNE. Es ist der Funktionalität und Benutzeroberfläche von Notion ziemlich ähnlich, und wenn du es richtig implementierst, kannst du mehrere Tools auf einmal loswerden.

Warum ich schließlich mit Notion Schluss gemacht habe

Wenn „Alles-in-einem“ nicht mehr effizient wirkt

Wie viele Menschen mochte ich Notion wirklich. Es ist flexibel, es kann Dokumente, Datenbanken und leichtes Projektmanagement handhaben. Es ist zum standardmäßigen zweiten Gehirn-Tool im Internet geworden. Das Problem ist, dass man, sobald man sein Leben darum herum aufgebaut hat, anfängt, die Nachteile zu spüren. Abo-Inflation, Anbieterbindung und der nagende Gedanke, dass alles, was man schreibt, auf den Servern von jemand anderem liegt.

Ich habe mein ganzes Leben mit Notion organisiert und war dabei tatsächlich organisiert. Allerdings holten mich diese Nachteile bald genug ein. Obwohl sich mein Notion-Abonnement am Ende jeden Monat von selbst bezahlt machte, begann es sich dennoch einschränkend anzufühlen, bis zu dem Punkt, an dem ich Notion nur noch für eine einzige Sache zu benutzen begann.

Ich ziehe es vor, Daten in Tabellen und Tabellenkalkulationen zu organisieren. Das nächstliegende Äquivalent, das Notion zu bieten hatte, waren Datenbanken. Die Art und Weise, wie Notion Daten handhabt, insbesondere wenn es um Tabellen und Datenbanken geht, ist jedoch nicht so vielseitig wie etwas wie Microsoft Excel oder sogar Google Sheets. Ja, man kann Formeln in Notion verwenden, aber man hat nicht die Freiheit, Daten aus beliebigen Zellen oder Zellbereichen auszuwählen, wie man möchte.

AFFiNE hat meine Aufmerksamkeit erregt, weil es zwar fast alle Funktionen bietet, die Notion hat, gleichzeitig aber Open-Source ist und völlig kostenlos genutzt und betrieben werden kann, obwohl es kostenpflichtige Pläne gibt, wenn man Self-Hosting vermeiden möchte. Man kann es selbst hosten und muss nicht alles auf die Roadmap einer geschlossenen Plattform setzen. Es ist außerdem nach einer Local-First-Philosophie aufgebaut, was bedeutet, dass Ihre Daten zunächst auf Ihrer Festplatte gespeichert werden und für die Zusammenarbeit auf einen Server synchronisiert werden können, anstatt umgekehrt.

Was AFFiNE den Sprung wert machte

Dokumente, Whiteboards und Datenbanken an einem Ort

Ich habe Notion am ersten Tag nicht deinstalliert. Ich begann damit, einige meiner Kern-Workflows in AFFiNE neu zu erstellen: einen Redaktionskalender, eine persönliche Wissensdatenbank und einen Projektplanungsbereich. Die erste Überraschung war, wie natürlich es sich anfühlte, zwischen dem Dokumentmodus und dem Canvas-Modus im selben Tool zu wechseln. Ich konnte meinen Tag auf einer strukturierten Seite skizzieren und dann in eine Whiteboard-Ansicht herauszoomen, um verwandte Aufgaben zu verbinden, visuelle Notizen hinzuzufügen oder Abläufe zu skizzieren, ohne jemals die App zu verlassen.

Da AFFiNE Open Source ist und selbst gehostet werden kann, umging es auch ein weiteres langfristiges Problem: Wenn das Unternehmen in fünf Jahren verschwindet oder die Preise ändert, bin ich nicht aufgeschmissen. Ich kann meine eigene Instanz weiter betreiben oder das Projekt sogar forken, wenn ich wirklich möchte. Das ist nicht nur ein philosophischer Vorteil; es verändert, wie bereit ich bin, Zeit in den Aufbau von Systemen und Vorlagen zu investieren.

Das lokal-zuerst-Design war der letzte Impuls. Zu wissen, dass meine Daten auf meinen eigenen Festplatten leben können, gesichert zusammen mit allem anderen, das ich selbst hoste, passt nahtlos in einen Workflow, bei dem selbst gehostete Dienste betrieben werden, anstatt alles aus der Cloud zu mieten. Sobald ich erkannte, dass AFFiNE in dieses Ökosystem eingebunden werden könnte, begann die Vorstellung, meine gesamte Wissensbasis in einem proprietären SaaS zu halten, deutlich weniger attraktiv zu wirken.

Wie ich meinen gesamten Arbeitsablauf ohne Chaos verlegt habe

Seiten und Datenbanken sauber exportieren

Der Umstieg von Notion zu AFFiNE ist kein Ein-Klick-Import-und-vergiss-den-rest-Prozess, zumindest nicht, wenn man Notion seit Jahren benutzt. Ich bin es eher wie eine Umstrukturierung angegangen, statt wie eine direkte Übertragung. Statt jede alte Seite zu verschieben, habe ich mich auf die Teile konzentriert, die ich täglich nutze: aktive Projekte, aktuelle Notizen und lebende Datenbanken.

Der blockbasierte Editor von AFFiNE macht es einfach, Strukturen wie Wikis, verlinkte Notizen und Projekt-Dashboards wieder aufzubauen, selbst wenn man einige davon manuell neu erstellen muss. Ich habe die Migration als Vorwand genutzt, um Jahre von halbfertigen Seiten und duplizierten Vorlagen aufzuräumen. Notion-Exporte können als Markdown-ähnlicher Inhalt übernommen werden, aber ich fand es trotzdem produktiver, die wichtigen Seiten von Hand neu zu erstellen und den Rest in einem Archiv zu belassen.

Der größte mentale Wandel bestand darin, sich an die unendliche Leinwand für Planung zu gewöhnen. In Notion hatte ich oft separate Seiten für Ideen, Gliederungen und Zeitpläne. In AFFiNE können diese Elemente in einem einzigen Bereich existieren: Notizen auf der einen Seite, eine lose Mindmap in der Mitte und ein grobes Kanban-Layout auf der anderen Seite. Sobald das klickte, hörte ich auf, AFFiNE als Open-Source-Ersatz für Notion zu sehen, und betrachtete es mehr als eine eigene Art von Arbeitsbereich.

In meinem selbst gehosteten AFFiNE-Setup

Docker Compose macht Self-Hosting einfacher, aber du hast trotzdem noch Arbeit zu erledigen

AFFiNE unterstützt offiziell die Eigen-Hosting, und Docker Compose ist die empfohlene Methode, dies zu tun, mit einem ausgezeichneten offiziellen Tutorial, das Sie in weniger als einer Stunde einsatzbereit macht. Im Hintergrund ist der Stack ziemlich standardmäßig für eine moderne Webanwendung: ein AFFiNE-Dienst, Redis für Caching und PostgreSQL als Datenbank. Wenn Sie bereits andere selbstgehostete Tools verwenden, fühlt es sich vertraut an.

Die Grundidee ist einfach: Ziehen Sie das offizielle Image, verbinden Sie es mit Redis und Postgres, legen Sie persistente Volumes für Konfiguration und Speicher fest, öffnen Sie die benötigten Ports und setzen Sie Ihre Administrator-Anmeldedaten über Umgebungsvariablen. Eine typische Compose-Datei definiert einen affine-Dienst mit dem ghcr.io/toeverything/affine-graphql:stable-Image, einen Redis-Container für Caching und einen Postgres-Container mit eigenem Datenvolume. Sobald das läuft, rufen Sie die IP und den Port Ihres Servers in einem Browser auf, melden sich mit den von Ihnen gesetzten Administrator-Anmeldedaten an und erstellen Ihren Workspace.

Da AFFiNE darauf ausgelegt ist, Arbeitsbereiche mit einem Cloud-Backend zu synchronisieren, ist in einer selbstgehosteten Einrichtung diese Cloud einfach Ihr eigener Server. Nach dem Einloggen verbinden Sie Ihren Arbeitsbereich mit Ihrer Instanz, sodass alles über Geräte hinweg synchron bleibt. Von dort aus verhält es sich sehr wie eine SaaS-App - nur eine, die zufällig in Ihrem eigenen Rack läuft und nicht in dem eines anderen.

Das dynamische IP-Problem lösen

Die Instanz außerhalb des Hauses zugänglich halten

Mein ISP weist eine dynamische WAN-IP zu, die sich ungefähr alle 24 Stunden ändert. Das ist in Ordnung, wenn man einfach nur im Internet surft, aber es ist ärgerlich, wenn man versucht, einen selbstgehosteten Dienst wie AFFiNE ins Internet zu bringen. Jedes Mal, wenn sich Ihre externe IP ändert, funktioniert die Domain oder URL, die Sie konfiguriert haben, um Ihren Server zu erreichen, nicht mehr.

Die klassische Lösung hierfür ist dynamisches DNS. Anstatt eine Domain auf eine fest codierte IP zu zeigen, verwendet man einen DDNS-Anbieter wie FreeDNS oder DuckDNS, der deinen DNS-Eintrag automatisch aktualisiert, wann immer sich deine Heim-IP ändert. Dein Router oder ein kleiner Client in deinem Netzwerk sendet die neue IP an den DDNS-Dienst, und der Hostname bleibt nutzbar, obwohl sich deine Adresse im Hintergrund ändert. Die Alternative besteht darin, von deinem ISP eine statische IP anzufordern, aber sie können dir möglicherweise eine bereitstellen oder auch nicht.

Es gibt auch fortgeschrittenere Optionen. Sie können ausgehend von Ihrem Heimserver zu einem stabilen Host im Internet tunneln und dann den externen Datenverkehr über diesen Tunnel zurück zu AFFiNE leiten. Werkzeuge wie Reverse-Tunnel oder VPN-Terminatoren ermöglichen es im Wesentlichen, die dynamische IP vollständig zu umgehen, allerdings auf Kosten zusätzlicher Komplexität.

Für eine Einzelbenutzer-Konfiguration ist dynamisches DNS die einfachere Option. Die erweiterten Optionen bieten einfach mehr Zuverlässigkeit oder Sicherheit, wenn Sie Ihre Heim-IP vollständig verbergen möchten.

Der Wechsel ist die Kompromisse auf jeden Fall wert

Weniger Integrationen, mehr Kontrolle

An den guten Tagen ist meine selbst gehostete AFFiNE-Instanz sehr befriedigend zu nutzen. Ich habe einen modernen, flexiblen Arbeitsbereich, der Dokumente und Whiteboards kombiniert, mit Echtzeit-Zusammenarbeit und lokal-primärer Speicherung, alles auf der Hardware, die ich kontrolliere. Ich warte nicht darauf, dass eine proprietäre Plattform mir Funktionen gewährt, und mache mir keine Sorgen, dass meine Notizen hinter einer Bezahlschranke gesperrt werden.

An frustrierenden Tagen wird mir bewusst, dass Self-Hosting und Verbraucher-ISPs nicht immer miteinander auskommen. Wenn sich die IP ändert und das DNS verzögert, oder wenn ich nicht zu Hause bin und etwas nicht erreichbar ist, vermisse ich die gedankenlose Zuverlässigkeit eines großen gehosteten SaaS.

Wenn Sie bereits mit Docker vertraut sind und sogar ein grundlegendes Interesse daran haben, die Kontrolle über Ihre eigenen Tools zu übernehmen, ist AFFiNE als Notion-Ersatz auf jeden Fall einen Versuch wert. Gehen Sie einfach mit der Erkenntnis daran, dass die Softwareseite nur die halbe Geschichte ist; der Rest hängt davon ab, wie sehr Sie bereit sind, mit Ihrem Router zu kämpfen, um Ihren neuen Arbeitsbereich wirklich zu Ihrem eigenen zu machen.