Dateien und Ordner in OneDrive for Business mit externen Benutzern teilen

Cloud-Speicher erleichtert das Speichern und Teilen großer Dateien mit anderen online. OneDrive ist einer der beliebtesten Cloud-Speicherdienste für den privaten und beruflichen Gebrauch. OneDrive ist eine beliebte Option für Unternehmen mit einem Microsoft-365-Abonnement, um ihre Organisation und Daten zu verwalten. Sie können Dateien problemlos mit Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Dateien auf OneDrive mit externen Benutzern teilen, ohne Probleme und wie Sie die geteilten Dateien verwalten.

So teilen Sie Dateien und Ordner mit externen Benutzern in OneDrive for Business

Wenn Sie OneDrive für persönliche oder berufliche Zwecke nutzen, ist es einfach, Dateien mit externen Benutzern außerhalb Ihrer Organisation oder mit Benutzern anderer Cloud- oder E-Mail-Dienste zu teilen. Sie können Dateien auf OneDrive mit externen Benutzern teilen und diese wie folgt verwalten.

Im SharePoint-Admincenter konfigurieren
Dateien teilen und Optionen konfigurieren

Lassen Sie uns in die Einzelheiten des Prozesses einsteigen.

1. Im SharePoint-Admincenter konfigurieren

Um Dateien mit externen Benutzern auf OneDrive von Ihrem Organisationskonto aus zu teilen, das Microsoft 365 Business-Pläne verwendet, müssen Sie Freigabeoptionen konfigurieren, die es Ihnen ermöglichen, mit externen Benutzern zu teilen.

Greifen Sie auf das SharePoint-Administrationscenter Ihres Microsoft 365 Business-Kontos zu. Erweitern Sie Richtlinien und klicken Sie auf Freigabe. Dies hilft Ihnen, Freigaberichtlinien zu konfigurieren.

Gehen Sie dann auf der Seite „Freigabe“ zu den Optionen für Externe Freigabe. Schieben Sie den Schieberegler unter OneDrive, um die Freigabeeinstellungen zu ändern. Wenn Sie Dateien mit jedem teilen und ihnen den Zugriff über Links ermöglichen möchten, können Sie ihn auf Jeder belassen.

Oder Sie können die Optionen ändern, indem Sie den Schieberegler bewegen. Jetzt können unter Datei- und Ordnerlinks dies der Standardmodus sein, wenn Sie etwas über OneDrive mit externen Benutzern teilen. Wenn Sie die Dateien nur zur Ansicht freigeben möchten, aktivieren Sie die Schaltfläche neben Anzeigen unter Wählen Sie die Berechtigung, die standardmäßig für Freigabelinks ausgewählt ist. Ebenso, um die Bearbeitung zu erlauben, wählen Sie Bearbeiten.

Sie können diese Optionen auch für jede Datei oder jeden Ordner einzeln konfigurieren, wenn Sie sie auf OneDrive freigeben. Nach erfolgreicher Konfiguration der Freigabeoptionen klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen auf Ihre gesamte Organisation anzuwenden.

Sie und die Mitglieder Ihrer Organisation können jetzt Links mit jedem außerhalb Ihrer Organisation teilen.

Verwandt: So teilen Sie Dateien und Ordner in OneDrive mit anderen über einen Link.

2. Dateien teilen und Optionen konfigurieren

Öffnen Sie OneDrive Ihrer Organisation und durchsuchen Sie die Datei oder den Ordner, den Sie mit externen Benutzern Ihrer Organisation teilen möchten. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei oder den Ordner und klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen, die erscheint.

Geben Sie im Pop-up für die Freigabeoptionen die Kontaktdaten der externen Benutzer ein, klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche neben dem Stiftsymbol und wählen Sie aus, ob sie die Datei bearbeiten, anzeigen oder daran gehindert werden können, sie herunterzuladen, indem Sie die Optionen Kann bearbeiten, Kann anzeigen und Kann nicht herunterladen verwenden.

Um Linkoptionen zu konfigurieren, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben Link kopieren.

Wählen Sie in den Link-Einstellungen aus, für wen der Link funktioniert. Sie können auch ein Ablaufdatum und ein Passwort festlegen, um die Datei vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Nachdem Sie alles konfiguriert haben, klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

Es wird nun die Link-Einstellungen schließen und Ihnen die Freigabeoptionen anzeigen. Klicken Sie auf Senden, um die Datei zu teilen.

Wenn Sie versäumt haben, das Ablaufdatum oder verwandte Optionen zu konfigurieren und die Freigabe von Dateien mit externen Benutzern beenden möchten, fahren Sie mit der Maus über die Datei und klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol. Wählen Sie in den Optionen Zugriff verwalten aus.

Klicken Sie in den Optionen Zugriff verwalten auf die Schaltfläche Freigabe beenden, um zu verhindern, dass externe Benutzer Ihrer Organisation auf die Datei zugreifen.

Auf diese Weise können Sie Dateien mit externen Benutzern auf OneDrive teilen und verhindern, dass sie darauf zugreifen.

Kann ich eine OneDrive-Datei mit jemandem teilen, der kein OneDrive hat?

Sie können eine Datei mit jemandem teilen, der kein OneDrive-, Outlook-Konto oder irgendein Microsoft-bezogenes Konto hat. Alles, was Sie brauchen, ist eine E-Mail-Adresse, um Dateien zu teilen. Sie können die E-Mail-Adresse der anderen Person in den Freigabeoptionen eingeben, um den Zugriff zu konfigurieren. Wenn die andere Person nicht einmal eine E-Mail-Adresse hat, können Sie einfach den Link kopieren und ihn über eine Chat-App teilen. Sie müssen die Datei so konfigurieren, dass jeder mit dem Link darauf zugreifen kann.

Wie aktiviere ich die externe Freigabe in OneDrive?

Um das externe Teilen auf OneDrive zu ermöglichen, müssen Sie das SharePoint-Admincenter Ihres Microsoft 365 Business-Kontos aktivieren. Gehen Sie dann unter den Richtlinien zu den Freigabeoptionen. Konfigurieren Sie die Freigabeoptionen entsprechend Ihren Anforderungen. Gehen Sie danach zu OneDrive und teilen Sie Dateien, indem Sie mit der Maus über die Datei oder den Ordner fahren und auf die Schaltfläche 'Teilen' klicken.