Outlook nutzte 15 GB auf meinem Laptop und ich habe es nicht bemerkt, bis ich an der richtigen Stelle nachgesehen habe

Kürzlich ging meinem Laptop der Speicherplatz aus. Also habe ich die üblichen Verdächtigen überprüft, wie große Downloads, zu viele Videos und vergessene Apps. Keines davon erklärte jedoch das Speicherproblem. Ich konnte den wirklichen Übeltäter nicht herausfinden. Aus Neugier beschloss ich, etwas tiefer in Systemordner zu blicken, die ich bisher nie wirklich angesehen hatte. Dabei stellte ich fest, dass Microsoft Outlook tatsächlich viel Platz auf meinem Laptop belegte.

Der überraschende Teil war, dass Outlook selbst nicht aufgebläht wirkte. Die App funktionierte normal, und ich bekam dort keine Speicherwarnung. Außerdem hatte ich nichts Ungewöhnliches heruntergeladen. Tatsächlich lag das Problem im Outlook-Cache. Und deshalb hat es so lange gedauert, bis ich es bemerkte.

Was ist der Outlook-Cache

Und warum wird es so groß

Wenn wir Microsoft Outlook verwenden, zeigt es nicht nur unsere E-Mails aus der Cloud an. Es speichert auch eine lokale Kopie unserer Postfachdaten, sodass wir schneller auf unsere E-Mails zugreifen und sogar offline arbeiten können. Im Grunde genommen macht dies die Dinge schneller, da Outlook nicht jedes Mal alle Daten aus der Cloud abrufen muss, wenn Sie es öffnen. Diese lokalen Daten werden in einer OST-Datei (Offline Storage Table) gespeichert und umfassen Ihre E-Mails, Anhänge, Kontakte, Kalenderdaten und mehr.

Natürlich sind diese gespeicherten Daten nützlich, aber das Problem ist, dass sie sehr schnell wachsen. Standardmäßig lädt Outlook oft alle Ihre E-Mails herunter. Dies umfasst alles von Nachrichten und Anhängen bis hin zu Kalendern und Kontakten. Wenn Sie mehrere Konten haben oder regelmäßig mit großen Dateien umgehen, kann der Outlook-Cache im Laufe der Zeit auf mehrere zehn Gigabyte anwachsen.

In meinem Fall war es die Kombination aus jahrelangem E-Mail-Synchronisieren, zwischengespeicherten Ordnern, von denen ich nichts wusste, und temporären Daten, die ich nie gelöscht habe. Ich bemerkte das Problem erst, als Outlook bereits einen großen Teil meines Speicherplatzes eingenommen hatte.

Wo Outlook seinen Cache versteckt

Nimmt Gigabyte aus deinem Blickfeld

Der Hauptgrund, warum ich dieses Problem nicht früher bemerkt habe, ist, dass Outlook seinen Cache nicht in der App anzeigt. Stattdessen speichert es den Cache in einem versteckten Systemordner. Es ist nicht Ihr Programme- oder Dokumente-Ordner. Man könnte beim beiläufigen Durchsuchen des Geräts niemals darauf stoßen.

Unter Windows befindet es sich unter C:\Users\[IhrName]\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

So können Sie es finden:

1. Drücken Sie die Windows + R-Tasten, um das Windows-Ausführen-Feld zu verwenden.
2. Geben Sie ein: %localappdata%\Microsoft\Outlook und drücken Sie Enter.

Sobald ich diesen Ordner öffnete, war das Problem offensichtlich. Ich sah OST-Dateien, und eine davon war riesig - sie nahm den Großteil der fehlenden 15 GB ein. Wenn Sie die Größe überprüfen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie Eigenschaften und prüfen Sie die Größe unter der Registerkarte Allgemein.

Außerdem gibt es einen RoamCache-Ordner, der temporäre Daten speichert und im Laufe der Zeit ebenfalls anwachsen kann. Sie finden ihn unter %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache.

Warum das Löschen von Dateien nicht die richtige Lösung ist

Verwalten Sie stattdessen den Cache

Mein erster Instinkt war, diese große Datei zu löschen und meinen Speicherplatz zurückzubekommen. Offensichtlich werden viele von uns dasselbe fühlen, aber das ist nicht der richtige Weg, mit dem Problem umzugehen. Wenn Sie die gesamte OST-Datei löschen, werden auch einige kritische Daten von Ihrem Gerät gelöscht. Infolgedessen könnten Sie Ihre wichtigen Offline-Dateien verlieren. Außerdem könnte dies langsame Leistung und Synchronisierungsprobleme auslösen. Und selbst wenn Sie es tun, wird Outlook alles von Grund auf neu aufbauen.

Daher müssen Sie die Dateien nicht blind löschen. Stattdessen müssen Sie den Cache verwalten. Dies wird Ihnen helfen zu kontrollieren, wie viele Daten Outlook überhaupt speichert.

Wie man den Outlook-Cache verwaltet

Hier ist, was bei mir tatsächlich funktioniert hat

Sobald ich herausfand, was vor sich ging, beschloss ich, ein paar gezielte Änderungen vorzunehmen. Diese halfen mir, Platz freizumachen, und machten Outlook auch schneller.

Begrenzen, wie viel E-Mail heruntergeladen wird

Glücklicherweise gibt Outlook Ihnen die Kontrolle darüber, wie viel Ihres Postfachs lokal gespeichert wird. Anstatt also alles zu synchronisieren, habe ich beschlossen, es auf aktuelle E-Mails zu beschränken. So geht’s:

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen
2. Doppelklicken Sie auf Ihr E-Mail-Konto und finden Sie den Postfach offline behalten-Schieberegler.
3. Sie können es jetzt von Alle zu etwas wie 6 Monate ändern.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie Outlook neu starten.

Ihre älteren E-Mails werden nicht verschwinden, sodass Sie weiterhin online auf sie zugreifen können. Aber sie werden jetzt nicht mehr auf Ihrem Gerät gespeichert.

Die temporären RoamCache-Dateien löschen

Outlook erstellt auch temporäre Cache-Daten in Ordnern wie RoamCache. Dazu gehören Dinge wie Autovervollständigungsdaten und Kalenderdaten. Sie können diese Dateien sicher löschen, um Unordnung zu beseitigen und Leistungsprobleme auf Ihrem Gerät zu beheben.

1. Schließen Sie Outlook und drücken Sie Windows + R
2. Typ: %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache
3. Wählen Sie innerhalb des Ordners alle Dateien aus und löschen Sie sie. Stellen Sie nur sicher, dass Sie den Ordner selbst nicht löschen.
4. Outlook erneut öffnen.

Dies wird unerwünschte temporäre Daten löschen, ohne Ihre E-Mails zu beeinträchtigen.

Große Anhänge verwalten

In meinem Fall waren Anhänge einer der größten Verursacher des Caches. Dazu gehörten PDFs, Präsentationen und weitergeleitete Dokumente. Anstatt die Anhänge sich ansammeln zu lassen, begann ich, sie manuell zu löschen.

Ich habe nach E-Mails gesucht, die größer als 20 MB waren. Dadurch wurden sofort Nachrichten mit großen Anhängen angezeigt. Ich habe wichtige E-Mails archiviert und wichtige Anhänge auf meinem Laptop gespeichert, bevor ich sie aus Outlook entfernt habe. Ja, es hat ein wenig Zeit gekostet. Aber es hat auch den insgesamt von Outlook genutzten Speicherplatz reduziert.

Unnötiges Synchronisieren ausschalten

Während ich all dies tat, entdeckte ich auch, dass Outlook mehr synchronisierte, als ich tatsächlich brauchte. Im Laufe der Zeit habe ich mehrere Konten und Ordner hinzugefügt. Outlook behielt lokale Kopien von allen, selbst von denen, die ich selten nutzte. Um das zu beheben, habe ich alte/ungenutzte E-Mail-Konten entfernt und eingeschränkt, welche Ordner synchronisiert wurden.

Die Ergebnisse nach dem Beheben des Outlook-Caches

Der Outlook-Cache ist nützlich, aber er kann auch zu einem der größten Speicherfresser werden, wenn man ihn niemals überprüft. Sobald ich begann, den Outlook-Cache zu verwalten, war der Unterschied sofort spürbar. Ich gewann einen großen Teil wertvollen Speichers zurück, und Outlook fühlte sich auch reaktionsschneller an. Nein, der 15-GB-Cache verschwand nicht sofort. Aber im Laufe der Zeit schrumpfte er deutlich, als sich Outlook an die neuen Einstellungen anpasste. Noch wichtiger ist, dass der Cache aufhörte, unkontrolliert zu wachsen.