Ich habe eine bessere Methode als PivotTables in Excel gefunden, und es ist keine Funktion
PivotTables sind seit Jahrzehnten Excels Standardlösung für Datenanalysen, und ich habe sie genug verwendet, um die Routine gut zu kennen. Sie funktionieren, aber das Einrichten hat sich immer unverhältnismäßig zu den Fragen angefühlt, die ich tatsächlich stelle. Die natürlichen Sprachabfragen von Copilot umgehen das, indem man eine einfache Frage in Englisch in Copilot eingibt und eine Antwort bekommt.
Es ist keine Funktion oder ein verstecktes Feature; es ist einfach ein Gespräch mit Ihren Daten. Für die meisten schnellen Analyseaufgaben bevorzuge ich es jetzt, Copilot in Excel auf diese Weise zu nutzen, und PivotTables sind etwas, auf das ich viel seltener zurückgreife.
Copilot ermöglicht es Ihnen, Fragen zu stellen, anstatt Tabellen zu erstellen
Eine einfache englische Eingabeaufforderung ersetzt den größten Teil des Klickens
Der traditionelle PivotTable-Arbeitsablauf für eine Vertriebstabelle verläuft ungefähr so: Sie wählen den Datenbereich aus, klicken auf Einfügen, wählen PivotTable, entscheiden, wo Sie sie platzieren möchten, und ziehen dann Region in Zeilen, Produktkategorie in Spalten und Verkaufsbetrag in Werte. Wenn Sie Mittelwerte anstelle von Summen möchten, müssen Sie mit der rechten Maustaste klicken und die Aggregation ändern. Das ist sehr viel Klicken für eine einzelne Frage.
Mit Copilot tippe ich:
Welche Region hatte den höchsten Gesamtumsatz?
Das ist es. Copilot liest die Tabelle — in meinem Fall 32 Zeilen Verkaufsdaten aus Nord, Süd, Ost und West über vier Produktkategorien — und liefert die Antwort direkt zurück.
Der Vorteil zeigt sich, wenn Sie Folgefragen benötigen. Bei einer PivotTable bedeutet eine andere Frage oft, das Layout neu zu konfigurieren oder eine zweite zu erstellen. Im Copilot tippe ich einfach den nächsten Prompt ein. Nachdem ich die oberste Region erhalten hatte, fragte ich:
Zeigen Sie mir eine Aufschlüsselung der Verkäufe nach Produktkategorie für die Nordregion.
Copilot antwortete mit einer klaren Zusammenfassungstabelle, die Elektronik, Kleidung, Haus & Garten und Sport auflistete, jeweils mit ihrer jeweiligen Gesamtzahl.
Ich habe dasselbe für die individuelle Leistung gemacht. Das Tippen von "Welcher Verkäufer hatte den höchsten Gesamtumsatz?" gab mir eine Rangliste aller acht Verkäufer in der Tabelle, wobei David Chen und Emma Davis an der Spitze gleichauf lagen und Sarah Johnson am Ende stand. Eine solche Abfrage würde normalerweise erfordern, dass man nach Verkäufer in einer Pivot-Tabelle gruppiert und das Ergebnis manuell sortiert.
Dieser Gesprächsverlauf macht es praktisch, da Sie Ihre Analyse nicht im Voraus planen oder entscheiden, welche Felder einzubeziehen sind - Sie fragen einfach, was Sie wissen möchten, eine Frage nach der anderen. Wenn ein Prompt jedoch nicht genau das liefert, was Sie brauchen, dauert das Verfeinern nur Sekunden.
Es erledigt die Diagrammerstellung und Zusammenfassung in einem Schritt
Sie müssen nach der Datenanalyse kein Diagramm separat erstellen.
Ein Diagramm in Excel auf die übliche Weise zu erstellen, erfordert das Auswählen des Datenbereichs, das Auswählen eines Diagrammtyps aus dem Menüband und anschließendes Anpassen der Achsenbeschriftungen, Titel und Farben, bis das Diagramm das Kommunikationsziel erreicht. Wenn Sie zuerst eine PivotTable erstellt haben, würden Sie dann ein PivotChart darauf erstellen - eine weitere Ebene der Einrichtung für das, was eine einfache visuelle Darstellung sein sollte.
Copilot fasst das in einer einzigen Eingabeaufforderung zusammen. Ich habe die folgende Eingabeaufforderung eingegeben, und es generierte ein Diagramm mit Elektronik, Kleidung, Haus & Garten und Sport nebeneinander dargestellt.
Erstellen Sie ein Balkendiagramm, das den gesamten Umsatz nach Produktkategorie vergleicht.
Die Beschriftungen waren bereits vorhanden, und es war nicht nötig, Bereiche auszuwählen oder im Bereich Einfügen unter Diagramme herumzufummeln. Sie können auch spezifischer werden. Mit dem folgenden Prompt zog Copilot die Provisionsdaten für alle acht Personen in meiner Tabelle und stellte sie dar, ohne dass ich auf bestimmte Zellen zeigen musste. Copilot erkannte die relevanten Spalten von selbst.
Erstellen Sie ein Balkendiagramm, das die insgesamt von jedem Verkäufer verdienten Provisionen zeigt.
Hier ist der Punkt, an dem sich die Zeitersparnis vervielfacht. Ein Diagramm ist keine große Sache. Aber wenn Sie einen schnellen Bericht zusammenstellen und drei oder vier Visualisierungen aus verschiedenen Blickwinkeln desselben Datensatzes benötigen, häuft sich die traditionelle Methode schnell an. Mit Copilot ist jedes Diagramm nur eine weitere Eingabeaufforderung. Microsoft entwickelt außerdem aktiv weiter, wie Copilot in Excel funktioniert, wobei der Agentenmodus tiefere Analyseoptionen über einfache Chat-Eingabeaufforderungen hinaus bietet.
Copilot ist nicht perfekt, und PivotTables haben immer noch ihren Platz
Wissen, wann man eine Eingabeaufforderung eingibt und wann man ein Feld zieht
Copilot benötigt eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz und stolpert manchmal, wenn Ihre Daten zusammengeführte Zellen, leere Zeilen oder inkonsistente Überschriften enthalten. Für Live-Dashboards mit Datenschnitten oder berechneten Feldern, die Sie wöchentlich wiederholt nutzen, sind PivotTables immer noch besser geeignet. Aber für schnelle Fragen, wie was im letzten Quartal am besten verkauft wurde, wer die höchste Provision verdient hat und wie der Osten mit dem Westen vergleicht, ist das Tippen eines Satzes jedes Mal einfacher als das Einrichten einer Tabelle. Probieren Sie beide bei demselben Datensatz aus und sehen Sie, zu welchem Sie zuerst greifen.